Begin dit jaar schreven wij bij onze donateurs zoals elk jaar de contributie af voor 2023. Tot verbazing van sommige werd er ook geld afgeschreven van oud donateurs, die netjes hadden opgezegd. Bij een beperkt aantal mensen werd er dubbel afgeschreven. Wij hebben direct onze verontschuldigingen hiervoor aangeboden en tevens aangegeven dat gedupeerden onzes inziens gerechtigd zijn om het bedrag te storneren na het ons gemeld te hebben.
Wij hebben ook direct contact opgenomen met onze systeembeheerder die er een onderzoek op instelde. De uitkomst van deze eerste en hopelijk laatste fout bleek een fout in de software te zijn waardoor de lijst met uitgeschreven donateurs ook werd meegenomen in de incassobatch. De fout is inmiddels uit de software gehaald en de systeembeheerder zei toe dat hij erop zal letten dat het in de toekomst niet meer zal gebeuren.
Als bestuur hebben wij inmiddels nog meer maatregelen genomen. Wij zijn bezig alle gegevens op een veilige en (AVG) verantwoorde manier over te zetten naar een nieuwe partij die een gemoderniseerd systeem heeft waar wij efficiënter mee kunnen werken d.w.z. wij hoeven dan minder handelingen te doen omdat het systeem het meeste zelf doet. Zo worden nieuwe leden automatisch ingeschreven en hoeven wij de inschrijving niet meer handmatig in te voeren. Wij hopen op deze manier problemen in de toekomst te voorkomen maar garantie geven hierop is niet mogelijk. Een fout kan altijd ergens plotseling opduiken.
